YAPI KOOPERATİFLERİ VE ÜST KURULUŞLARININ GENEL KURUL TOPLANTILARINDA BAKANLIK TEMSİLCİSİ GÖREVLENDİRİLMESİ

Yapı kooperatifleri ve üst kuruluşlarınca, genel kurul toplantıları için Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi isteminde bulunulması zorunludur.
Olağan genel kurul toplantısının her hesap devresi sonunda 6 ay içerisinde yapılması zorunludur. (Haziran ayı sonuna kadar) ve en az yılda bir kere yapılması zorunludur.
Genel kurul, anasözleşmede gösterilen şekil ve surette toplanır. (Anasözleşme 28.madde). Çağrının ortaklara toplantı gününden en az 30 gün ve en çok iki ay içinde yapılması gerekmektedir.
Sürelerin hesabında duyuru ve toplantı günleri hesaba katılmaz.

GENEL KURUL ÖNCESİ:

Başvuru sırasında kullanılacak dilekçe ile birlikte aşağıdaki eklerin bulundurulması gerekmektedir. (Dilekçe Örneği) 
1-) Çağrı için Karar defterine Yönetim Kurulu üyelerince alınan kararın örneği (El yazısı ile yazılmış ise fotokopisi, Bilgisayar çıktısı karar defterine yapıştırılmış ise Noter onaylı) (Karar örneği) 
2-) Yetki Belgesi (Kooperatifin yetkili son yönetim kurulu üyeleri olduklarını gösterir belge) (Ticaret Sicil Müdürlüğünden yeni tarihli çağrıyı yapanların yetkili olduklarını gösteren belge, yetkilerinin başlangıç tarihi, yetki süreleri dolmuşsa yetkinin bitiş tarihi vb. hususlara yer vereceklerdir.) 
3-) Toplantı gündemi (Ortaklara gönderilen gündemin örneği) (yetkili iki kişinin ıslak imzası ile)
4-) Vezne alındısı makbuzu aslı (Kocaeli Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğüne veznesine nakit yatırılacak)

Dilekçe ve ekleri; genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce mesai saatleri içinde Kocaeli Valiliği yerleşkesi içindeki Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği İl Müdürlüğüne teslim edilmelidir. (Körfez Mah. Ankara karayolu Cad. No:129 İzmit - KOCAELİ)

Diğer yandan, 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’nun 47. maddesine göre yapılan genel kurul toplantıları için de Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi hususunda başvuruda bulunulması zorunlu olup, bu tip toplantılar için yapılacak başvurularda yukarıda belirtilen 15 günlük süre şartı aranmamaktadır. Ancak bu durumda yönetim kurulu kararı alınması ve müracaat dilekçesinde Genel Kurul Toplantısının 47. maddeye göre yapılacağı hususunun belirtilmesi gerekmektedir. (47.nci Madde gereğince yapılacak genel kurul dilekçe örneği) 

Genel kurul toplantılarını üç yıl üst üste yapmayarak kanunen dağılmış sayılan kooperatiflerin veya üst kuruluşlarının genel kurul toplantısı için Bakanlık Temsilcisi müracaatında bulunmaları halinde, toplantı gündeminde münhasıran tasfiye kararı alınması yönünde madde bulunması zorunludur. Söz konusu durumu içeren bir gündem maddesi yoksa temsilci görevlendirilmeyecek, ancak faaliyetlerinin devam ettiğine dair mahkemece verilmiş karar bulunması halinde temsilci görevlendirilmesi yapılabilecektir.

GENEL KURUL SONRASI:

Genel Kurul toplantı sonrasında müdürlüğümüze getirilmesi gereken belgeler;
1-) Çağrı Listesi (Gündemin ortaklara gönderildiği iadeli taahhütlü davet mektubu listesi ve/veya elden imza karşılığı teslim listesi ve/veya eğer yapılmışsa gazete ilanı)
2-) Genel Kurul Toplantı Tutanağı (Divan heyeti üyeleri tarafından ıslak imzalı aslı)   (Genel Kurul Tutanağı)   -   (47.Madde Tutanağı)    -   (Erteleme Tutanağı)
3-) Yönetim Kurulu faaliyet raporu (Örnek Yönetim Kurulu faaliyet raporu) (Genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e girilecektir.)
4-) Denetim Kurulu raporu (Örnek Denetim Kurulu faaliyet raporu) (Genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e girilecektir.)
5-) Hazirun Listesi (Yönetim ve Divan Üyeleri tarafından ıslak imzalı )  (KOOPBİS'den alınacaktır) ve son sayfasına "Hazirun Cetveli ortak kayıt defterindeki kayıtlara uygun olarak tanzim edildiği beyan ve tasdik olunur.  Hazirunda bulunan asalet ve vekâlet imzaların sorumluluğu Yönetim Kurulumuza aittir" notu yazılarak Yönetim Kurulu tarafından imzalanacaktır. Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydedilmesi gerekmektedir. 
6-) Bilanço ve Eki  (Damga Vergisi ödeme makbuzu eklenecek) (Damga vergisi bağlı bulunulan vergi dairesine yatırılacaktır.)
7-) Gelir – Gider Farkı Cetveli ve Eki (Damga vergisi makbuzu) (Damga vergisi bağlı bulunulan vergi dairesine yatırılacaktır.)                                                              
8-) Ortağın vekaleten katılması halinde ( Her ortak, en fazla bir ortağı temsilen oy kullanabilir. Kooperatifin ortağı (üyesi) olmayanlar vekalet alamaz ve Hazirunu imzalayamaz, Ancak; Eş ve birinci derece (ortağın; çocuğu, anne ve babası, eşinin annesi ve babası) akrabalar için temsilde ortaklık şartı aranmaz. Yönetim kurulu başkan ve üyeleri ile kooperatifi temsile yetkili kılınılan kimseler vekaleten oy kullanamazlar. Vekaletin ıslak imzalı olan nüshası geçerlidir. (Örnek Vekaletname) 
9-) Dış Denetim Raporu (01.02.2022 tarihli ve 31737 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiş olan; "Kooperatif ve Üst Kuruluşların Denetimine Dair Yönetmelik" ile Yapı ruhsatı alınmış ve ortak sayısı 100 veya daha fazla olan faal yapı kooperatifleri dış denetime tabidir. Dış denetim yaptırmamanın; finansal tablolar,  yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu ve ibra konularında alınan genel kurul kararlarının geçersiz olacağı gerçeğinden hareketle kooperatifler açısından telafisi zor hukuki sonuçların doğacağı dikkate alınmalıdır.) (Genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e girilecektir.)                                                           
10-) Genel Durum Bildirim Formu. (Ek-6 Örnek Genel Durum Bildirim Formu) 
11-) Toplantı Sonunda Bakanlık Temsilcisine Verilecek Form (Ek-4 Bakanlık Temsilcisine verilecek form) 
12-) Mal Bildirim Formu (3628 Sayılı mal Bildiriminde Bulunulması Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu gereği; Yeni seçilen kooperatif ve Birlik yöneticileri ile Müdürlerinin kapalı zarf içinde bir dilekçe ekinde 30 gün içinde İl Müdürlüğümüze mal bildirimlerini vermeleri zorunlu olup, göreve devam edenlerin ise sonu (0) ve (5) ile biten yılların en geç şubat ayı sonuna kadar Müdürlüğümüzdeki Mal Bildirimlerini yenilemeleri gerekmektedir.) (Örnek Mal Bildirim Formu- Excell Formatında) (Mal Bildirim Formu-PDF formatında) 
13-) Gelir-Gider tablosunun düzenlendiği hesap dönemine ilişkin yevmiye defterinin son kayıt ve noterce yapılan kapanış tasdikini içeren sayfasının fotokopisi 
14-) Hesap dönemine ilişkin Yönetim Kurulu Karar defterinin Noterce Yapılan kapanış tasdikini içeren sayfasının fotokopisi 

Yönetim kurulunca hazırlanacak yıllık çalışma raporları ile denetim kurulunca hazırlanacak raporların, 11.06.2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede ilgili Bakanlığınca yayımlanan “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Yönetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Yönetim Kurulu Yıllık Çalışma Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” ile “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Denetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun olarak düzenlenmesi gerekmekte olup, bu Tebliğlerdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen raporlar genel kurulda görüşülemeyecek ve kabul edilemeyecektir.

Tutanakların mutlaka toplantı yerinde ve birden fazla suret alınabilecek şekilde düzenlenme zorunluluğu vardır. Bu nedenle; Toplantı yerinde Bir adet bilgisayar ve yazıcısı çalışır vaziyette bulundurulacak ve bir adet de bilgisayar kullanıcı personel toplantı yerinde hazır bulundurulacak, hiçbir surette tutanaklar sonradan temize alınmayacaktır.

Genel Kurul Toplantısı için Karar Almadan önce Lütfen aşağıdaki telefon numaramızdan Randevu Alınız

KOCAELİ ÇEVRE, ŞEHİRCİLİK VE İKLİM DEĞİŞİKLİĞİ İL MÜDÜRLÜĞÜ TELEFON NUMARALARI   

0(262)318 80 00 -  0(262)318 80 73 -  0(262)318 80 71 - 0(262)318 80 08